Kalite Komisyonu tarafından 2023 Yılı İç Değerlendirme Raporu çalışmaları kapsamında çevrim içi "Kalite Komisyonu İç Değerlendirme Raporu Bilgilendirme Toplantısı" düzenlendi. Toplantıya Kalite Komisyonu üyeleri, kalite çalışmalarından sorumlu birim yöneticileri ve yönetici yardımcıları, birim kalite ekipleri ve program/bölüm/ABD kalite çalışma grubu üyelerinin de aralarında bulunduğu 380 kişi katıldı.
Rektör Yardımcımız ve Kalite Komisyonu Başkan Vekili Prof. Dr. Ramazan Bayındır, 2023 Yılı Kurum İç Değerlendirme Raporu çalışmalarının 10 Ocak 2024 tarihli YÖKAK yazısının ardından gerçekleştirilen 12 Ocak 2024 tarihli Kalite Komisyonunda KİDR 2023 Takviminin karara bağlanmasıyla başlatıldığını açıklayarak, ilgililerin takvime uyması gerektiğine dikkat çekti. Konuyla ilgili olarak doğrudan Kalite Komisyonu ile iletişim kurulabileceğini anlattı. Üniversitemizdeki planlama, uygulama, izleme ve iyileştirme süreçlerinin bütüncül bir bakış açısıyla eksiksiz olarak raporlanabilmesi amacıyla YÖKAK KİDR Hazırlama Kılavuzu Sürüm 3.2’den uyarlanarak Kalite Koordinatörlüğümüzce iki ayrı kılavuz hazırlandığı bilgisini veren Prof. Dr. Ramazan Bayındır, bu kılavuzların birimlerle resmi yazı, Koordinatörlük internet sayfası ve toplantının sohbet ortamından paylaşılacağını anlattı. Akademik birimlerimiz ile uygulama ve araştırma merkezlerimizin, 46 alt ölçütün tümüne yer veren Birim İç Değerlendirme Raporunu; Üniversitemiz kurul ve komisyonları, kurum koordinatörlükleri ve idari birimlerinin ise sorumlu oldukları alt ölçütlerin tümüne yer veren Kurum İç Değerlendirme Alt Ölçüt Raporlarını hazırlayarak 26 Ocak 2024 tarihine kadar Kalite Komisyonuna sunmaları gerektiği vurgulayan Prof. Dr. Ramazan Bayındır, birimlerin dikkat etmesi gerektiği hususlar hakkında da bilgi verdi.
BİDR’lerde hiçbir alt ölçüt için “bu başlık birimimizi ilgilendirmemektedir” yanıtı beklenmediğini, kurumsal süreçler için gerekirse Üniversite KİDR’inin referans verilebileceğini açıklayan Prof. Dr. Ramazan Bayındır, kurul/komisyonlar, kurum koordinatörlükleri ve idari birimlerin, Üniversitemiz adına yürüttükleri işlere yönelik KİDR Alt Ölçüt Raporu hazırlarken raporlarında, Üniversite raporunun ilgili kısmından aktarım yapabileceklerine dikkat çekti. Raporlarda süreçlerin anlatılması, süreçlerdeki iyileştirmelere vurgu yapılması gerektiğini ifade eben Prof. Dr. Bayındır, “5 yıllık Tam Kurumsal Akreditasyon alan bir Üniversite olarak Gazi Üniversitesi ağırlıklı olarak 2023 yılı iyileştirmelerini rapora aktarmalıdır” dedi.
Prof. Dr. Ramazan Bayındır, iyileştirmeler anlatılırken mutlaka kalite iyileştirme planı, stratejik plan, strateji eylem planı ve kurumsal akreditasyon raporuna atıfta bulunulması ve anlatılanların mutlaka kanıtlarla desteklenmesi gerektiğini belirtti. Kanıt kodlarına, metin içinde geçtikleri yerde atıf yapılması gerektiğini belirten Prof. Dr. Bayındır, YÖKAK KİDR Hazırlama Rehberi Sürüm 3.2 güncellemesi gereği kanıtların karşılık geldiği olgunluk düzeyinin mutlaka kanıt kodunun önüne eklenmesi gerektiğini ifade etti. Kanıt isimlerinin boşluksuz ve maksimum 65 karakter olması, kanıt olarak tüm bir rapor/plan/belge vb.nin bütününün değil sadece ilgili sayfalarının kanıt olarak eklenmesi, JPEG/GIF veya web sayfası linkinin değil söz konusu kanıtların PDF’e yazdırılmış dosyalarının kanıt olarak sunulması KVKK’ya aykırı kanıtlar, gizli belge ve bilgilerin kanıt olarak sunulmaması gibi hususları da aktaran Kalite Komisyonu ve Rektör Yardımcısı Prof. Dr. Ramazan Bayındır, “Boş bir anket formu paydaş katılımını kanıtlamaz, bunun yerine uygulanan anket bulguları sonucunda ulaşılan tespit ve bu tespite yönelik yapılan iyileştirme anlatılmalı ve kanıtlanmalıdır. Benzer şekilde sadece bir imza tutanağı kalite süreçleri için anlamlı değildir. Bunun yerine söz konusu toplantıda alınan kararlar ve bu kararların yönetişim süreçlerine nasıl aktarıldığı ve hangi iyileştirmelerin yapıldığı yazılmalıdır” diyerek rapor yazımı ve kanıt kullanımına ilişkin önemli bilgiler aktardı.
İç değerlendirme raporu çalışmaları ile ilgili tüm detaylar için Kalite Koordinatörlüğünce hazırlanan GÜ BİDR Hazırlama Kılavuzu ve GÜ KİDR Alt Ölçüt Raporu Hazırlama Kılavuzunun rapor çalışmasına başlamadan önce detaylı bir şekilde okunup anlaşılması gerektiğini hatırlatan Prof. Dr. Bayındır, Kalite Koordinatörlüğü ekibi ve kalite komisyonu birim danışmanı üyelerinin iç değerlendirme sürecinde birimlerimize her türlü desteği vermeye hazır olduklarını ifade etti.
Kalite Koordinatörü Prof. Dr. Gürcü Koç’un İç Değerlendirme Sunumu ve Kalite Koordinatör Yardımcısı Öğr. Gör. Dr. Nurgül Durmuş Şenyapar’ın KİDR takvimi, raporda KİP/SP atıfları ve kanıtların gösterilmesi konularında katılımcılara bilgi vermesinin ardından toplantı soru cevap kısmı ile sona erdi.
